Реферат «Документы и ошибки при их составлении» по Русскому языку и культуре речи (Дружинина О. Б.)

Кирилл Николоев пт, 01.04.2016 21:09

Прежде чем начать говорить о документах, надо отметить, что созданием документов от-ражающих работу предприятия, учреждения и организаций занимается специальная дисци-плина, которая называется — делопроизводство.

Работа с документами регламентирована ГОСТ Р 51141–98 «Делопроизводство и архив-ное дело. Термины и определения», где считается, что документ это зафиксированная на ма-териальном носителе информация в виде текста, звукозаписи или изображения, имеющая реквизиты, которые позволяют ее идентифицировать. Реквизитами в делопроизводстве и архивном деле называются обязательные элементы оформления официального документа.

Как привило, все документы оформляются на бланках в соответствие с требованиями принятого стандарта. Бланк документа — это стандартный лист бумаги с нанесенными на ней постоянными реквизитами, содержащими необходимую информацию об организации. Бланки документов изготавливают на белой бумаги или на бумаги светлого тона и доста-точной плотности. ГОСТ 6.30–2003 устанавливает два стандарта бумаги для бланков доку-ментов А4 (210х297) и А5 (148х210).

Независимо от того оформляется ли документ на бланке или без него документ должен иметь поля не менее Л — 20, П — 10, В — 20, Н — 20 миллиметров. Для организации ее структурных подразделений, должностных лиц устанавливается следующие виды бланков:

общий бланк; бланк письма; бланк конкретного вида документа. Общий бланк используют для всех видов документов кроемее писем. Бланки структур-ного подразделения или должностного лица проектируют в том случае если руководитель подразделения, или должностное лицо имеет право подписи документа. Для писем делают особый бланк, потому что письма включают адресные данные организации получателя пи-сем.

Основными видами документов, определяющими работу предприятия, являются ОРД (Организационно-распорядительная документация), которая в свою очередь подразделяется на документацию внутреннего пользования (ее еще называют управленческой) и докумен-тацию внешнего пользования (их называют официальными или коммерческими), основную часть которых составляют письма.

Среди управленческих документов выделяют также организационные и распорядитель-ные документы. К организационным документам относятся: устав, структура и штатная чис-ленность, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка или положение о персонале и др. К распорядительным документам относятся: приказы, распоряжение, указа-ния, инструкции и др.

В особую группу стоит выделить документы информационно-справочного характера, к которым относятся заявление, докладная записка, объяснительная записка, акт, резюме, ав-тобиография и др. Очень часто, в большинстве случаев, рабочий человек сталкивается с такими документа-ми как заявление, автобиография и объяснительная записка, поэтому стоит рассмотреть их подробнее.

Заявление Заявление — документ, адресованный должностному лицу и содержащий просьбу ра-ботника. Заявления оформляются лично работником, как правило, от руки в произвольной форме на листе формата А4 (возможен вариант трафаретного бланка заявления, разработан-ный организацией).

Заявление содержит следующие реквизиты: наименование вида документа, должность, Ф.И.О. руководителя предприятия, текст, дату, подпись работника и ее расшифровку, визы, резолюции, отметку об исполнении и направлении его в дело.

Заявления оформляются при приеме на работу, увольнении, предоставлении очередных трудовых или дополнительных отпусков, с просьбой об оказании материальной помощи и т. д. Как правило, подается на имя первого руководителя для принятия решения. Заявление с резолюцией является основанием для издания распорядительного документа (приказа, рас-поряжения и т. п.).

При оформлении заявления необходим, соблюдать следующий набор реквизитов: полное наименование должности лица, которому адресовано заявление, инициалы и фамилия; далее возможны два варианта оформления заявителя: а) полное наименование долж-ности заявителя, Ф.И.О; б) только Ф.И.О, но в обоих случаях следует писать «От»;

в зависимости от организации и правил, которые она устанавливает, слово «Заявле-ние», пишется с левой стороны или от центра; с абзаца текст заявления; полная дата; подпись; расшифровка. Объяснительная записка

Объяснительная записка — это документ, в котором работник организации объясняет причины невыполнения какого-либо поручения, нарушения трудовой или производствен-ной дисциплины. Объяснительная записка пишутся руководителю отдела или предприятия, оформляются на чистом листе А4, машинописным или рукописным способом воспроизводят реквизиты бланка:

наименование структурного подразделения; наименование вида документа; дату; номер; заголовок к тексту; текст; подпись; Внутренние объяснительные записки подписываются составителем. Внешние, адресуе-мые в вышестоящие организации, оформляются на общем бланке предприятия и подпи-сываются руководителем.

Скачать файлы

Похожие документы